“大型集团企业的数字化采购是一项复杂的系统工程,从最初级的的渠道数字化,到流程管控数字化,再到供应商管理数字化……58集团用了近10年时间来不断优化采购管理方式。” 作为原58集团的采购基建副总裁,Sophia分享了她对于采购数字化的理解。

Sophia是一位不折不扣的采购老兵,其职业生涯超过30年,其中有27年的工作时间做着和企业采购有关的工作。早在1995年,她在一家外企负责市场营销的工作,当时公司并没有完备的职能部门,其所在的部门有大量的营销物资采购需求,包括随身听、山地车等礼品,这部分都是Sophia在负责。随后她又转战百度和58集团,负责行政采购和集团采购的管理。特别是在58集团期间,她作为集团行政和采购的“一把手”,用了近10年时间一手主导并推动了58集团的采购数字化转型。

Sophia表示,“采购数字化的概念差不多是从2012年出现的,彼时正好也是消费电商兴起的时间点。58集团作为一家互联网企业,天生就有着数字化的基因,我们也是行业里最早开始尝试采购数字化的企业之一。当然在采购数字化早期,大家都处在‘摸着石头过河’的状态。58集团的采购数字化也经历了‘由浅入深’的一个过程。”

第一步:通过渠道数字化扩大选品范围、提高价格透明度

58集团最先实现的是采购渠道数字化。在电商模式出现以前,传统采购主要依赖线下渠道,2000年的时候,采购人员需要前往不同的商场店铺进行询价,确认供应商后再下单,交付完成后开具发票进行付款。“当时,对于商品的选择余地是很小的,要取决于商场是否有货,有什么颜色。后期,有了供应商会给提供稍微多一些的选择,但这样的采购方式不仅会耗费采购人巨大的精力,而且商品选择范围有限、价格透明度也很难保障。” Sophia说道。

于是58集团早在2017年就开始和京东合作,通过跨平台技术将京东VOP接入到内部采购平台中。“以京东为代表的合作伙伴们一大特点就是品类丰富,如果说线下是货比3家,线上就是货比千家,不仅极大扩充了商品选择范围,更重要的是价格更透明了。”

第二步:通过流程数字化减少采购失误率、提升工作效率

如何选品、如何下单仅仅是采购工作的一小部分,特别是在58这样的大型集团,采购还涉及大量的财务管理、业务沟通工作,如何让数字化在这些环节发挥价值,也是Sophia思考的命题。

Sophia首先用两个故事展示流程在采购管理中的重要性。“日常采购中,大量的采购需求是由业务部门发起并付款的。但过去很多业务人员缺乏预算意识,这就导致业务部门在没有足够预算的情况下发起了采购流程,结果到签合同、付款时被财务告知预算不足。”另一个案例则是关于沟通效率。有时候业务部门会在线上采购平台提前查好需要采购的目标商品,然后将截图发给采购部,再由采购人员去重新检索、下单。由于58集团业务部门众多,有时候会出现一天发送几百个截图的情况,这样重复检索、再下单的过程会浪费大量的人力。

为了从根源上解决这样的流程问题,58集团利用VOP智能采购系统,通过云计算、大数据、电商平台技术、财务管理技术将事前预算编制、计划备案,事中线上采购,事后履约验收、以及资产入库等环节进行全流程数据打通,实现采购全流程数字化。Sophia表示,“现在我们的业务人员在系统上发起采购需求时,不仅能够直接看到对应项目的剩余预算,还能够在选好商品后直接发起审批流程交由采购审批,付款时预算不足、重复检索下单这样的情况也彻底成为了‘过去式’,大幅提升了采购工作的效率。”

第三步:通过供应商管理数字化 让供需匹配更精准

58集团采购数字化的第三步,则是对于供应商管理。Sophia介绍,在行政采购之外,58集团还有大量的专业类商品采购,比如IDC机房服务器、外呼服务、短信群发等。这些专业商品采购仍需要通过传统的招投标采购。在这一过程中,就涉及大量的供应商询价、沟通工作。过去,同这些供应商的沟通方式也十分“原始”,大量依赖电话微信的一对一交流,效率很低。

2022年,在Sophia的主导下,58集团采购部联合技术部发起了SRM(供应商管理系统)建设计划,通过搭建数字化系统来对在库供应商进行统一管理。现在58集团发起采购需求后,SRM系统就会筛选合适在库供应商自动发送消息。在日常管理中,供应商也可以随时上传更新入库资料,而系统也会基于供应商的历史表现进行多维度打分,为供应商管理和评级提供数据支持。Sophia表示,SRM系统上线后,采购部和供应商的互动效率以及在库供应商的质量都得到了显著提升。

经历了近10年的采购数字化操盘后,Sophia对于数字化的价值有着自己的理解。她认为,对于大型集团而言,采购数字化最核心价值就是两点,一是降低失误率,二是提高供需匹配度。“以58集团为例,我们每年的采购预算高达10多亿元,订单量数以万计,如果没有好的数字化工具,没有好的线上流程,是非常容易出现失误的。其次,采购追求的应该是用最合适的供应商来满足业务需求,而通过数字系统,我们能够利用算法从成本、库存、时效、服务、账期等多维度进行筛选,决策效率也远高于过往的‘经验主义’。”

此外,在过去两年中,受不确定外部环境影响,58集团对于成本管控的要求也越来越高。Sophia坦言,提升采购人效、降低采购成本也成为她的一项KPI。而借助数字化采购,Sophia也很好地达成了这一目标。据了解,2022年58集团在采购降本方面定下的节省目标是6%,而在Sophia及整个采购部门的努力下,58集团2022年实现了8%的降本,人效方面更是提升了20%。

Sophia如此评价数字化采购,“数字化让采购工作真正意义上成为公司运营体系中的价值创造中心,它创造的不仅是诚信正直的价值,同时通过更高效的管理体系实现降本增效。在此基础上,企业还能够通过对未来物资价格、供应趋势变动的智能预测,制定更合理的运营计划,让供应链具有更强的韧性。”