随着经济社会的发展和数字化技术的不断提升，以及“十四五规划”对企业信息化的要求和《中国制造2025》把质量体系管理上升至国家战略高度，文控管理在企业数字化和质量管理中扮演着越来越重要的角色。因此通过制定安全合规的文件管理制度和流程，将量大且种类不同的文件进行分类、归档、查询、处理和审批等已经变成企业管理中的一项关键工作。通过数字化文控管理，企业可以实现对文档的高效管理和准确处理，确保信息的快速传递和安全共享，并为企业质量体系管理提供支持和保障，从而降低企业的管理成本，提高企业的效率和竞争力。
企业文控管理面临的挑战
企业文控管理在数字化时代面临着各种挑战，主要包括以下几个方面：
■ ISO体系规范与执行难
■ 文件管理效率低，成本高
■ 文件安全性、合规性和质量难以保证，缺乏审批管控流程
■ 文件数量多、版本多，管理混乱，查找困难
■ 文档管理数字化水平低且缺乏自动化存档管理机制
■ 企业内外部协同困难，文件传递流程没有监控手段
综上所述，企业文控管理在数字化时代面临着多重挑战，对企业的信息化要求也越来越高，因此，采纳一个符合企业实情的文控管理解决方案对企业尤为重要，基于此，连用科技推出ISO体系文控管理解决方案，助力企业加强文控管理的专业能力，确保文档管理的标准、安全和规范，保障企业的数字化建设和发展。
ISO体系文控管理解决方案
连用 ISO体系文控管理解决方案遵循ISO国际质量管理体系的文档标准，采用国际前沿信息网络安全技术，并基于连用FC平台建立一套完整严谨的文控管理系统，落实质量管理理念，通过对质量体系文件从文件创建→审批→发布→回收→调阅→更新-废止→培训的全生命周期在线管理，确保版本的有效性和文档操作的可追溯性，同时方便检索，减少错误。结合文件在新增、修订环节中文件版本、文件权限及文件状态的三态变化，从而提升企业质量体系管理工作效率及合规性，实现对文件及记录的授权管理、快速检索和无纸化存储。帮助企事业单位节省管理成本，提高管理效率，实现质量文件管理体系的规范化建设。
架构图
核心功能介绍
1 文件发布
支持成套发布（主文件、记录文件、关联文件），支持加签功能，更有协同编辑、智能审查、条款自动组合等实用功能，简洁多样的模板库，快捷、规范、灵活、一键引用。
2 文件审批
支持会签、或签、发起人自选、上级领导审批等多种审批方式；可与OA系统对接，审批流程抛转至OA系统执行，OA审批流程各节点的信息同步在文件管理系统显示，审批完成后信息自动传输给文件系统，避免操作多系统。使文件审批灵活、简洁、高效。
3 文件盖章
具备文件状态标识功能，文件一旦生效后根据属性自动加盖对应印章(如：生效、受控、参考、外来文件、作废章等)。支持自定义格式、位置可调、自动生成文件的发行/废止时间、文件指定位置自动生成二维码（文件名称、编号、版本等信息）等。
4 文件分发
对用户进行分类，设定用户权限，并建立可信安全的公司内部与外部共享通道，以人员密级+文件密级，避免不同密级文件的越级使用，降低分发风险，提高签收效率。
5、文件培训
● 每份文件定义对应的培训责任部门，未培训的文件系统自动显示在对应培训责任部门及DCC/体系人员的待培训任务栏中，并显示状态为“待培训”；
● 已签收的文件由培训责任部门上传培训记录，并发起培训确认流程，DCC确认培训记录完整后点击自动移除“待培训”并归档 。
6、文件借阅&使用
● 借阅权限控制精细化；支持模糊查找与精确查找。
● 支持动态的预览水印、下载水印；支持只读预览，预览时不允许复制；支持脱敏预览，千人千面。
7、文件废止
手动+自动规则，及时回收旧版文件。由各部门设置回收规则，满足条件自动回收旧版本文件，解决文件回收不及时/文件回收失败导致旧版文件非预期使用的风险。
8、执行记录
自动汇集来自MES、OA、、ERP、PLM等系统的四阶记录、表单等文件和表单快照；周期性生成报表；还可设置存储年限。支持详细日志审计，保证用户行为可追溯，符合安规。
文控中心价值
通过对体系文档全生命周期的管理，实现体系文档的数字化、流程化、规范化、安全管控，提升质量体系管理工作效率及合规性。
■ 能够符合质量体系文件的管理要求，实现质量管理体系要求的安全落地。
■ 保证所有体系文件、质量信息管理的规范性、有效性和完整性，有效避免传统管理模式下的各种弊端和风险隐患。
■ 帮助企业明确质量标准、明细管理职责、产品信息追溯，持续改进质量管理的水平。
■ 建立统一存储的跨时间跨地域的文件管理平台，方便快捷地对文件进行查阅、共享、预览、搜索、统计、回顾、分析等操作。
■ 解决文件量大时，处理周期长、效率低，不能及时发放/回收的问题，提升企业文控工作效率，降低管理成本。
■ 文件授权合理规范，文件下载、打印、调阅可追溯，保障核心文件的安全可控，降低企业运营风险。
■ 文件使用全程管控，在保障安全合规的情况下实现内外协同操作，提高企业运营管理水平。
面对企事业单位对文控管理的高要求，连用科技的ISO体系文控管理解决方案也将不断创新和完善，为企事业单位带来国产化的符合组织现状，更全面、更高效、更先进、更安全可靠的文控管理体验，让企业管理更规范、质量体系更完善。从而提高企业管理效率和实现企业数字化升级。